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Offre d'emploi

Secrétaire de direction (h/f)

La ville de Marly-le-Roi (Commune)

Mairie Place du Général de Gaulle 78160 MARLY LE ROI

Yvelines (78)

C

202637

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Sous l'autorité de la Directrice juridique et de l'administration générale et de l'Assistante de la directrice générale des services et du secrétariat général, la secrétaire de direction (h/f) apporte une aide permanente au service en termes d'organisation, de gestion, de communication, d'information, d'accueil, de classement et de suivi des dossiers.
Activités générales
- Assure l'accueil physique et téléphonique du service
- Assure l'ouverture, le traitement, la ventilation et le suivi du courrier
- Assure le classement de la documentation
- Réalise et met en forme des courriers
- Assure le tri, le classement et l'archivage des documents
- Assure la gestion logistique du service
Activités spécifiques
- Assure la mise à jour du classeur de permanence des élus
- Assure la publicité, l'affichage et la transmission des arrêtés et des décisions
- Tient à jour les registres du service (décisions, arrêtés, recueil des actes...)
- Participe à la préparation et au suivi des diverses commissions
- Diffuse les informations des autorités (Préfecture des Yvelines, Agence Régionale de santé...)
- Dans le cadre de la démarche qualité, assure le suivi de tous les indicateurs et effectue les relances (traitement du courrier reçu, réclamations-suggestions...)
- Assure un binôme avec le secrétariat du Maire (accueil téléphonique et physique...)
- Encadre l'assistant courrier
- Apporte un soutien administratif à la commande publique

Savoirs être :
- Aisance relationnelle
- Rigueur
- Organisation
- Réserve et discrétion professionnelle
Savoirs :
- Techniques de secrétariat et accueil
- Fonctionnement et procédures du service
- Maitrise WORD et EXCEL
- Bonne connaissance des règles d'orthographe et de grammaire
Savoirs faire :
- Accueillir le public
- Recevoir, filtrer et réorienter les appels téléphoniques et les courriels
- S'exprimer correctement à l'écrit et à l'oral
- Réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers
- Appréhender le caractère d'urgence des informations à transmettre
- Reformuler les demandes des interlocuteurs en vue d'une meilleure compréhension
Poste à temps complet ouvert aux titulaires et aux contractuels à pourvoir dès que possible.
Rémunération statutaire régime indemnitaire et prime de fin d'année

Direction des Ressources Humaines
Place du Général de Gaulle
78160 MARLY LE ROI
Email : recrutement@marlyleroi.fr

Date de mise en ligne : 05/12/2016.

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