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Assistant (e) du Doyen de l'UFR et de la Déléguée de la directrice générale des services (H/F)

UNIVERSITE PARIS SUD 11 (Divers)

Pluridisciplinaire et à forte dominante scientifique et de santé, l'Université Paris-Sud est l'une des plus prestigieuses universités françaises, classée parmi les premières au niveau mondial. Elle rassemble 82 laboratoires reconnus internationalement, accueille 30 200 étudiants dont 2 400 doctorants et 4 800 étudiants étrangers, compte 4 300 enseignants-chercheurs et chercheurs, et 3 100 personnels ingénieurs, techniques et administratifs. Elle dispose d'un patrimoine environnemental précieux intégré dans un cadre exceptionnel, notamment sur son campus d'Orsay. L'Université Paris-Sud est membre fondateur de la ComUE Université Paris-Saclay. Site : www.u-psud.fr

Paris (75)

B

258235

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Assistant (e) du Doyen de l'UFR et de la Déléguée de la directrice générale des services
J4C42 Technicien(ne) en Gestion administrative
Catégorie : B
Corps : ITRF OU SAENES
BAP : J
Titulaire ou contractuel
CDD jusqu'au 31 août 2019 renouvelable 
 Rémunération brute mensuelle : entre 1 602 ? et 1 732 ?
Administrative : Université Paris UFR de Pharmacie -  Direction
Géographique : Châtenay-Malabry (92) Délocalisation du site de l'UFR Pharmacie sur le Plateau de Saclay au 31 août 2022
Mission du service :
Organiser et gérer l'UFR de Pharmacie : enseignements, recherche, formation, vie étudiante, administration.
Activités principales de l'agent
Sous la responsabilité hiérarchique de la Déléguée de la directrice générale des services de la Faculté de Pharmacie (DDGS), l'agent aura à assurer la gestion du secrétariat commun de la déléguée de la directrice générale des services et du directeur de l'UFR et à prendre en charge des dossiers transverses relevant du Doyen ou de la Déléguée.
Fonctions de secrétariat que l'assistant-(e) de direction aura à assumer en autonomie :
la gestion des agendas du Doyen et de la DDGS
la gestion des déplacements du Doyen et de la DDGS
l'accueil téléphonique et physique des interlocuteurs internes et externes de la direction,
la gestion des boites mails génériques de la Direction
la gestion du courrier de la Direction
le suivi des échéances importantes de la Direction
l'organisation des réunions de travail, constitution des dossiers, accueil des participants,
la gestion des conseils d'UFR (convocation, collecte des pouvoirs, feuilles d'émargement, prises de notes, rédaction des comptes rendus et PV)
l'organisation logistique des manifestations organisées par la Direction (amphi de rentrée, accueil des nouveaux personnels, moments conviviaux, etc : (convocation, suivi des échéances, devis, propositions et réception des commandes relations avec les prestataires),
Classement et archivage des dossiers de la Direction
Fonctions de gestion de dossiers transversaux qui seront à prendre en charge à la demande du Doyen ou de la Déléguée
Constitution et gestion des bases de données à la demande de la Direction (personnels enseignants, décorations honorifiques, opérations liées au déménagement, congés des personnels BIASS des services administratifs, etc.)
Relations avec le CROUS (gestionnaires du R U), avec la DARI pour le suivi des occupants du domaine public de la faculté (occupation des locaux, suivi des échéances de renouvellement des conventions),
Appui à la DDGS dans la préparation du déménagement de la Faculté vers le plateau de Saclay.
Conditions particulières d'exercice (Logement, Horaires spécifiques, NBI, PFI, etc...) :
Encadrement : NON -                                                   Nb agents encadrés par catégorie :
Conduite de projet : NON -

Connaissance, savoir :
- Connaissance de l'organisation et fonctionnement de la recherche et de l'enseignement supérieur en France
- Maîtrise avérée de la langue française écrite et orale (grammaire et syntaxe) pour mise en ?uvre immédiate
- Bonne connaissance de l'anglais
Savoir-faire :
- Savoir s'adapter aux contraintes du poste (situations d'urgence et travail à distance)
- Savoir gérer les priorités
- Avoir le goût de la communication et du travail en équipe
- Savoir travailler en autonomie
- Savoir rendre compte
Savoir-être :
- Maîtrise avérée des logiciels WORD, EXCEL, POWER POINT, pour mise en ?uvre immédiate
- Sens du relationnel
- Discrétion et confidentialité
- Respecter le devoir de réserve
- Faire preuve de réactivité et de discernement
- Faire preuve de mesure dans ses propos et attitudes

Merci de faire parvenir CV et lettre de motivation à :
Madame Sylvie ETIEMBLE, Déléguée de la Directrice Générale des Services
UFR de Pharmacie - 5 rue Jean-Baptiste Clément - 92290 CHATENAY-MALABRY
Mail : ddgs.pharmacie@u-psud.fr
Lors des entretiens de recrutement, une vérification des connaissances des outils informatiques sera effectuée (rédaction et mise en forme de courrier, élaboration d'un tableau Excel)
Date limite de candidature : 4 juillet 2019
Date de prise de fonction : 2 septembre 2019

Date de mise en ligne : 17/06/2019.

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