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Assistant administratif et financier projets et programmes H/F

Université de Bordeaux (Divers)

Missions du pôle PAS : Le pôle pilotage et aide à la stratégie a pour principales missions de : Déployer un dispositif d'observations de l'ensemble de l'activité et des acteurs de l'université de Bordeaux, à travers son Observatoire des Formations et de la Vie Universitaire (OFVU) Proposer des outils de contrôle de gestion et de mesure de la performance Doter l'université de Bordeaux de mécanismes internes d'allocation des moyens efficaces Piloter un système d'information décisionnel urbanisé et sécurisé qui garantisse l'alignement avec la stratégie Venir en appui des évolutions stratégiques et organisationnelles par la coordination et l'appui au pilotage des projets stratégiques Réaliser des diagnostics et optimisations organisationnels Proposer de l'accompagnement managérial Développer un dispositif de contrôle interne assurant la sécurisation des processus les plus stratégiques Missions du service : Le service a comme mission le soutien administratif, logistique et organisationnel au service des projets, des programmes et des directions : Assistance administrative à la gouvernance des projets (organisation des instances, comité de tutelles, comité de pilotage, évènements : convocation ou invitation, préparations des dossiers, secrétariat de séance, rédaction du compte rendu et relevés de décisions, organisation des journées ou réunions de lancement ou de présentation.) Assistance administrative à la gouvernance des initiatives stratégiques (conseil de gestion, instances thématiques de type CTO, commission d'évaluation), notamment l'IdEx Université de Bordeaux : convocation ou invitation, préparations des dossiers, secrétariat de séance, rédaction du compte rendu et relevés de décisions Mise en ?uvre des décisions dans le cadre de ces initiatives stratégiques (notifications, installation des crédits en lien avec la Direction des Finances ou exceptionnellement versements de crédits auprès des autres établissements du site.), en relation avec les services et chargés de programme opérateurs et mise à jour des bases de données relatives aux programmes. Soutien logistique (locaux, matériels, fournitures, courrier, accueil, standard téléphonique) de l'activité du pôle PAS Assistance agenda (pôle et directions) Gestion des budgets du pôle

Gironde (33)

B

260166

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Mission(s) principale(s)
L' assistant-e administratif et financier projets et programmes a comme mission :
L'assistance administrative à la gouvernance des projets stratégiques (organisation des instances, comité de tutelles, comité de pilotage, évènements : convocation ou invitation, préparations des dossiers, secrétariat de séance, rédaction du compte rendu et relevés de décisions, organisation des journées ou réunions de lancement ou de présentation.)
L'assistance administrative à la gouvernance des initiatives stratégiques (conseil de gestion, instances thématiques de type CTO, commission d'évaluation), notamment l'IdEx Université de Bordeaux : convocation ou invitation, préparations des dossiers, secrétariat de séance, rédaction du compte rendu et relevés de décisions
Mise en ?uvre des décisions dans le cadre de ces initiatives stratégiques (notifications, installation des crédits en lien avec la Direction des Finances ou exceptionnellement versements de crédits auprès des autres établissements du site.), en relation avec les services et chargés de programme opérateurs et mise à jour des bases de données relatives aux programmes
Activités principales
Rédiger les convocations, préparer les documents et les transmettre, rédiger les comptes rendus et relevés de décision et les transmettre
Renseigner des tableaux de suivi selon les instructions reçues
Proposer et concevoir des outils de gestion administrative, des procédures et des documents pour améliorer le fonctionnement de la structure
Assurer la circulation de l'information, communiquer avec les services de la structure et les partenaires extérieurs
Assurer le soutien logistique (locaux, matériels, fournitures) de l'activité d'un service, de manifestations (conférences, réunions, séminaires, colloques :  réservation des lieux, lien avec les prestataires, organisation des plannings des différents intervenants et prestataires, accueil des participants et réalisation des bilans.
Attribuer les crédits budgétaires affectés aux projets
Classer et archiver les justificatifs des opérations financières et/ou comptables
Contribuer à l'élaboration du budget et des décisions modificatives correspondant aux prévisions de recettes et de dépenses, en lien avec la Direction Analyse Economique et Etudes Statistiques
Participer à l'établissement, à partir du système d'information de l'établissement, des états et bilans comptables et/ou financiers et les tableaux de bord nécessaires au suivi de l'activité
Mettre en place ou actualiser les processus de gestion financière ; les diffuser auprès des opérateurs
Proposer et concevoir des outils de gestion administrative, des procédures et des documents pour améliorer le fonctionnement de la structure
Assurer la circulation de l'information, communiquer avec les services de la structure et les partenaires extérieurs

Savoirs :
Connaître l'université et son organisation
Maîtriser les systèmes d'information budgétaires et financiers (formation à prévoir)
Savoir-faire :
Gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe
Rendre compte
Rechercher l'information, la vérifier et la classer
Utiliser les logiciels spécifiques à l'activité
Travailler en équipe
Proposer des améliorations pour faciliter le fonctionnement du service?
Travailler en collaboration avec les interlocuteurs internes et externes
Prendre en compte les demandes et y répondre de manière appropriée
Alimenter les bases de données du domaine d'intervention et faire un suivi
Intégrer les données, contrôler leur validité et leur cohérence
Attribuer les crédits budgétaires affectés aux conventions
Savoir-être :
Sens de l'organisation
Rigueur et méthode
Fiabilité
Adaptabilité/polyvalence
Débrouillardise
Vacance du poste : le 01/09/2019
Rémunération : A partir de 1532,33? mensuels bruts en fonction de l'expérience et de la grille en vigueur
Localisation du poste : Talence

Date de mise en ligne : 19/07/2019.

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