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Secrétaire pédagogique et administratif de formation continue H/F

Université de Bordeaux (Divers)

Fondamentalement pluridisciplinaire, l'université de Bordeaux accueille plus de 55 000 étudiants et comptabilise 6 000 personnels (dont 2 800 personnels BIATSS), ainsi que 1 000 personnels « hébergés » issus des organismes de recherche (CNRS , Inserm , ...). Elle est dotée d'un budget global d'environ 560 M?. Lauréat des grands programmes nationaux d'investissement en faveur de l'ESRI (opération Campus et Idex), respectivement dotés de 450 et 700 millions d'euros, et candidat à la pleine propriété de son patrimoine immobilier, cet établissement connaît une trajectoire et une dynamique d'évolution résolument tournées vers un modèle d'université de recherche à rayonnement international. L'université de Bordeaux est composée de quatre collèges de formation et de trois départements de recherche regroupant respectivement en leur sein, des composantes internes (UFR, instituts et unités de formation) et des unités de recherche (équipes d'accueil, unités mixtes de recherche et un Observatoires des sciences de l'univers). Elle comprend également un collège des écoles doctorales, une Ecole Supérieure du Professorat et de l'Éducation (ESPE ), un Institut des Sciences de la Vigne et du Vin (ISVV), un Institut Universitaire de Technologie (IUT) ainsi qu'un Centre de Formation des Apprentis (CFA). Fondée en 1955, l'IAE Bordeaux est une « école universitaire de management », composante de l'université de Bordeaux et membre d'IAE France, le réseau des IAE. Certifiée Qualicert et FCU Veritas, elle est reconnue pour la qualité de sa recherche en sciences de gestion et pour ses enseignements de haut niveau qu'elle dispense à la fois aux étudiants et aux professionnels. Outre la filière expertise comptable, une Licence 3 et une Licence Professionnelle, l'IAE Bordeaux regroupe les Masters 1 et 2 en gestion et management de l'université de Bordeaux, qu'elle propose aux tarifs universitaires. Ses partenariats avec 30 écoles et universités à l'étranger lui permettent, en outre, de donner une orientation résolument internationale à sa pédagogie et à sa recherche. Ses liens étroits avec les entreprises, et son réseau de diplômés, facilitent par ailleurs l'insertion professionnelle des étudiants.

Gironde (33)

C

260069

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Sous l'autorité de la responsable de bureau, assurer l'ensemble des actes relevant de la gestion administrative des formations et de la relation avec les stagiaires (accueil, constitution de dossiers, saisie de tableaux de bord de suivi, aide aux autres gestionnaires de scolarité), dans le respect de la réglementation et des procédures internes de l'IAE, pour les formations qui lui sont confiées.
Activités principales :
gestion pédagogique et administrative de parcours de formation
gestion pédagogique : planning des cours, gestion des feuilles d'émargement, absences, examens, notes, délibérations, élaboration et suivi des conventions de stages, soutenances de mémoires de fin d'études, etc.
gestion administrative des enseignants et des intervenants externes : planning des enseignements, heures prévisionnelles, gestion courante quotidienne d'un service scolarité pour les parcours confiésgestion matérielle : reprographie, feuilles de présence, salles d'enseignement
gestion des demandes d'admission (logiciel Apoflux)assurer l'accueil et l'information des stagiaires, enseignants et intervenants extérieurs (accueil téléphonique et physique / réponses aux demandes des usagers, traitement des demandes et transmission des informations)
participer à l'organisation de salons, de journées portes ouvertes, de conférences, de réunions de rentrée
Le cas échéant, activités associées :
préparer des dossiers de certification sur la base d'un référentiel dédié (démarche qualité)
respecter et mettre en ?uvre les procédures d'archivageparticiper, le cas échéant, à la surveillance d'examens
Contexte : travail au profit de stagiaires en formation professionnelle (groupes d'adultes en reprise d'études). Certaines activités peuvent se faire en lien avec des partenaires extérieurs.
Contraintes liées au poste :
Existence de pics d'activité en fonction des contraintes du calendrier universitaire annuel.
Présence possible le samedi, au regard des nécessités de service.

Savoirs :
Techniques de communication
Techniques d'élaboration de documents
Techniques d'accueil téléphonique et physique
Environnement et réseaux professionnels
Culture Internet
Techniques de classement et d'archivage
Savoir-faire :
Travailler en équipe
Savoir rendre compte
Utiliser les logiciels spécifiques à l'activité
Rédiger des rapports ou des documents
Accueillir les populations concernées
Enregistrer et classer les documents
Utiliser les outils bureautiques
Accueillir et prendre des messages
Organiser son activité
Savoir-être :
Sens de l'organisation
Réactivité
Sens relationnel

CV et lettre de motivation à envoyer avant le 18 août 2019 inclus à :
recrutement@u-bordeaux.fr
ou directement via le bouton "postuler sur le site de l'université de Bordeaux
Rémunération
A partir de 1521,22? bruts mensuels, en fonction de l'expérience et de la grille applicable .

Date de mise en ligne : 18/07/2019.

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