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Responsable pôle Accueil (h/f)

La ville de Choisy-le-Roi (Commune)

           

Val-de-Marne (94)

B

261403

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Responsable pôle Accueil (h/f)
Agent de catégorie B
 
Service à la population et service support, le service Accueil-Courrier se divise en 3 pôles : accueil, courrier et médiation numérique.
 
Le pôle Accueil, réorganisé en septembre 2017, vise à simplifier le parcours administratif des publics. En tant que premier contact avec l'administration choisyenne, ce pôle a en charge de répondre aux démarches les plus courantes des publics (affaires générales, enfance et vie scolaire, espace public...), d'apporter des renseignements généraux en lien avec l'activité municipale ou l'activité des services, d'orienter vers l'interlocuteur ou l'espace adéquate (interne à la mairie, permanence d'accès aux droits ou autre partenaire institutionnel).
 
Responsable du pôle Accueil, vous êtes placé sous la hiérarchie de la responsable de service et de son adjointe. Vous faîtes partie de l'équipe d'encadrement, et contribuez à des missions transverses aux 3 pôles du service. Vous avez la responsabilité d'un pôle au fonctionnement collaboratif avec l'ensemble des services.
 
Vous avez la charge d'animer une équipe de 12 agents (11 chargés d'accueil et 1 agent de sécurité), et vous êtes en capacité d'occuper leur poste, afin d'avoir une parfaite connaissance de leur métier et de pouvoir prendre le relais en cas de besoin.
Vous supervisez et pilotez l'activité du pôle Accueil en cohérence avec le projet de service, via le suivi des outils d'évaluation, la planification, la coordination des activités et informations nécessaires au fonctionnement du pôle.
En partenariat avec le service Développement Local et Citoyenneté vous co-pilotez le dispositif des permanences d'accès aux droits, et assurez la coordination technique.
Vous contribuez à la valorisation des activités (actions de communication, sécurisation des écrits), au développement des partenariats du pôle et à l'animation des dispositifs d'évaluation et de concertation (interne, publics, partenaires).
 
Au c?ur d'un service dont le fonctionnement s'adapte en continu aux évolutions des besoins et pratiques de la population, des services et des TIC, vous participerez activement à cette conduite de changement continue.
 
Encadrement d'une équipe :
organiser les plannings en lien avec les flux et pics d'activité et répartir et contrôler les activités
accompagner les agents dans les situations avec les publics difficiles
suivre les adaptations de postes, besoins en formation
suivre les ressources matérielles internes et mutualisées (informatiques, téléphoniques, recettes et dépenses)
suivre la sécurité et les accès à l'hôtel de ville
 
Conduite du projet de pôle :
élaboration, animation, mise en ?uvre et évaluation avec les agents et l'équipe d'encadrement
du projet de pôle
des process internes et externes
de la démarche qualité de l'accueil du public
des actions de communication
des partenariats internes et externes
contribuer à la mise en ?uvre de la stratégie d'accueil des publics
formuler des propositions sur la conduite des activités et leurs évolutions
mettre en ?uvre un réseau en interne de l'Accueil
 
Copilotage du dispositif des permanences d'accès au droit :
animation du réseau, suivi des partenariats et du bilan annuel
suivi technique des permanences (paramétrage des RDV, accueil technique à l'Hôtel de Ville)
 
Veille documentaire et réglementaire en lien avec les services et partenaires :
élaboration et mise à jour de la base de connaissances du pôle
contrôle du respect de la règlementation (affaires générales, état civil, relations entre les usagers et l'administration)
pilotage de l'espace documentation au public
 
Accueil physique, téléphonique et électronique du public :
accueil physique, téléphonique et électronique du public avec ou en complément des agents du service

Compétences :
encadrement et animation d'une équipe et de référents de différents services
travail en mode projet
connaissances de l'organisation administrative, de l'exécutif, de l'organigramme de la collectivité
connaissances des compétences, missions et activités des collectivités territoriales et partenaires extérieurs
Maitrise au niveau informatique et intérêt pour les nouvelles technologies
techniques et outils de communication, de médiation et de négociation
grande capacité d'écoute, de dialogue et d'échanges
qualités relationnelles et rédactionnelles
discrétion et confidentialité indispensables
 
Conditions particulières d'exercice :
amplitude de 8h15 à 17h45/18h en semaine, 9h à 12h par roulement le samedi
assermentation d'officier d'état civil
positionnement hiérarchique comme cadre intermédiairee

Si ce poste vous intéresse merci d'envoyer votre candidature (CV et lettre de motivation) à Monsieur le Maire : recrutement@choisyleroi.fr
 

Date de mise en ligne : 21/08/2019.

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