Offres d'emploi Candidathèque Mes mobilités Diffusez une annonce Un site de TERRITORIAL GROUPE

Nos partenaires

lettre du cadre territorial
TechniCités : Revue technique territoriale

 

Offres par métier

Accueil > Emploi > Offres d'emploi > Offres par métier

Offre d'emploi

Assistant de direction H/F

Université de Bordeaux (Divers)

L'assistant.e de direction est le/la collaborateur.rice direct.e de la directrice générale des services adjointe (DGSa) délégué.e au pôle Finances et achats (FA), de la directrice des finances et du directeur des achats. Son activité s'articule autour de 3 activités : - Responsable des actes administratifs liés aux activités du pôle - Responsable des activités du secrétariat du pôle FA - Responsable de la gestion et coordination du volet Ressources Humaines

Gironde (33)

B

262736

Sauvegarder cette offre  -  Envoyer cette offre à un ami

Responsable des actes administratifs liés aux activités du pôle :
- Assister le DGS adjoint, le directeur des finances et le directeur des achats dans leurs missions
- Gérer les agendas et contrôler les échéances
- Planifier, organiser et assurer le suivi des réunions internes et institutionnelles de l'université organisées par le pôle (coordination/veille des points à inscrire aux ordres du jour, planification annuelle,  rédaction compte-rendu et diffusion, modalités logistiques...)
- Rédiger ou participer à la rédaction de communications et messages à l'attention des agents du pôle, des opérateurs GFC...
- Suivre des dossiers spécifiques à la demande du DGSA et/ou des directeurs : suivi des travaux du bâtiment (recueil du besoin, suivi actions), état matériel parc informatique, campagne de fiabilisation/affectation des locaux, création/refonte arborescence SI...
Responsable des activités du secrétariat du pôle FA :
- Organiser les évènements internes au pôle
- Prendre en charge l'organisation des déplacements des agents
- Gérer les dépenses sous GFC (missions, traiteur, gratification stage...)
- Assister les chefs de service DA/DF (organisation de réunions internes, réservation salle, aide ponctuelle...)
- Répondre aux demandes d'information et accompagner la communauté universitaire et ses partenaires extérieurs
- Gérer les parapheurs en direction de la gouvernance (relecture et suivi)
- Assurer l'accueil physique et téléphonique
- Réceptionner et distribuer le courrier du pôle
- Traiter les courriers électroniques entrants et sortants
- Gérer le stock de fournitures et la maintenance du matériel de reprographie
- Trier, classer et archiver les documents 
Responsable de la gestion et coordination du volet Ressources Humaines (RH) :
- Coordonner, piloter les différentes campagnes RH (entretiens professionnels, avancement, suppléance, mobilité interne, suivi renouvellement contractuels, concours...),
- Prendre en charge le process recrutement du Pôle FA
- Assurer l'installation des nouveaux arrivants (et accueil des stagiaires) et les former à l'utilisation des outils.
- Représenter le Pôle FA aux réunions organisées par le Pôles RHDS et rendre compte
- Proposer, créer et mettre à jour des tableaux de bord RH (horaires, congés annuels, absences...)
- Assurer le suivi RH et accompagner les agents dans leurs démarches
- Suivre l'évolution de la réglementation en matière de gestion des ressources humaines
- Suivre les dossiers sensibles à la demande de la direction
- Correspondant(e) IDNUM

Diplôme(s) exigé(s) et/ou niveau de qualification : Baccalauréat
Savoirs :
- Modes de fonctionnement des administrations publiques
- Techniques de communication
- Culture internet
- Politiques, dispositifs et procédures propres au champ d'intervention
- Techniques d'élaboration de documents
- Environnement et réseaux professionnels
Savoir-faire :
- Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe
- Communiquer et faire preuve de pédagogie
- Mettre en ?uvre des procédures et des règles
- Mettre en ?uvre une démarche qualité
- Utiliser les logiciels spécifiques à l'activité
- Savoir rendre compte
- Travailler en équipe
Savoir-être :
- Sens de l'organisation
- Rigueur /fiabilité
- Sens relationnel
 
Localisation du poste : Université de Bordeaux, 351 cours de la Libération, Bâtiment A33, 33405 TALENCE
Quotité du temps de travail : Temps complet
Durée du contrat en CDD : 01/11/2019 au 31/08/2020
Rémunération : A partir de 1 532? bruts mensuels en fonction de l'expérience et des grilles de salaire en vigueur. 

 

Date de mise en ligne : 17/09/2019.

Sauvegarder cette offre  -  Envoyer cette offre à un ami

Cette annonce a été consultée 209 fois.

Postulez en ligne

Mon panier

Votre panier est vide.

 

Ils recrutent