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Offre d'emploi

Chargé.e de la vie institutionnelle

Université de Bordeaux (Divers)

Fondamentalement pluridisciplinaire, l'université de Bordeaux accueille plus de 55 000 étudiants et comptabilise 6 000 personnels (dont 2 800 personnels BIATSS), ainsi que 1 000 personnels « hébergés » issus des organismes de recherche (CNRS , Inserm , ...). Elle est dotée d'un budget global d'environ 560 M?. Lauréat des grands programmes nationaux d'investissement en faveur de l'ESRI (opération Campus et Idex), respectivement dotés de 450 et 700 millions d'euros, et candidat à la pleine propriété de son patrimoine immobilier, cet établissement connaît une trajectoire et une dynamique d'évolution résolument tournées vers un modèle d'université de recherche à rayonnement international. L'université de Bordeaux est composée de quatre collèges de formation et de trois départements de recherche regroupant respectivement en leur sein, des composantes internes (UFR, instituts et unités de formation) et des unités de recherche (équipes d'accueil, unités mixtes de recherche et un Observatoires des sciences de l'univers). Elle comprend également un collège des écoles doctorales, une Ecole Supérieure du Professorat et de l'Éducation (ESPE ), un Institut des Sciences de la Vigne et du Vin (ISVV), un Institut Universitaire de Technologie (IUT) ainsi qu'un Centre de Formation des Apprentis (CFA).

Gironde (33)

B

262766

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Missions du services:
Le service affaires générales et communication est un service d'appui à la direction.
Il assure le secrétariat de direction (directeur, directeur adjoint, responsable administrative et financière et chargés de mission), la gestion et le suivi des dossiers liés à la vie institutionnelle (gestion des conseils, opérations électorales, conventions de partenariat) ainsi que toutes les actions de communication interne et externe (outils, supports, événements).
Secrétariat de la responsable administrative et financière (RAF)
\ Accueil téléphonique et gestion de l'agenda
\ Organisation de réunions (réunion des chefs de services et de la commission BIATSS)
\ Rédaction des comptes rendus de réunions
Gestion des opérations électorales pour les 5 sites de l'Instituts Nationaux Supérieurs du Professorat et de l'Education (INSPE ) de l'Académie de Bordeaux
\ Réalisation des listes électorales
\ Gestion des listes de candidats
\ Organisation des bureaux de vote sur les différents sites de l'INSPE
\ Organisation logistique des élections Réalisation et suivi des conventions de partenariats :
\ Rédaction de conventions de partenariats et de mise à disposition de locaux (AOT)
\ Vérification de la validité juridique et administrative des conventions transmises par les services de l'INSPE
\ Suivi du circuit de validation et de signature des conventions auprès de la direction des affaires juridiques (DAJ)
Gestion des conseils de l'INSPE
\ Convocations des membres
\ Envoi de l'ordre du jour
\ Réception et envoi des documents
\ Rédaction des procès-verbaux des séances (13-15 pages de rédaction) et des relevés de décisions

Diplôme de niveau bac+2
Savoirs :
Connaissance générale des techniques de gestion administrative et de secrétariat
Connaissance des modes de fonctionnement des administrations publiques
Connaissances juridiques
Savoirs sur l'organisation et l'environnement universitaire
Savoir-faire :
Avoir de très bonnes capacités rédactionnelles
Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe
Mettre en ?uvre des procédures institutionnelles et des règles juridiques
Maîtriser les outils bureautiques
Maîtriser les techniques d'élaboration de documents
Assurer une veille institutionnelle 
Savoir-être :
Sens de l'organisation
Rigueur/fiabilité
Confidentialité
Travail en équipe
Savoir rendre compte
Communiquer et faire preuve de pédagogie 

Modalités de candidature 
CV et Lettre de Motivation à envoyer jusqu'au 30 septembre 2019 à :
recrutement@u-bordeaux.fr
ou directement via le bouton "postuler"
Rémunération
A partir de 1 532? bruts mensuels en fonction de l'expérience et des grilles de salaire en vigueur.

Date de mise en ligne : 17/09/2019.

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