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Offre d'emploi

Adjoint(e) à la responsable du service relation citoyen - réfèrent affaires civiles (f/h)

La ville de Cachan (Commune)

La Ville de Cachan - 30 740 habitants - Val de Marne

Val-de-Marne (94)

A, B

268046

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ADJOINT(E) A LA RESPONSABLE DU SERVICE RELATION CITOYEN - REFERENT AFFAIRES CIVILES (F/H)
Direction - Service : DAG - SERVICE RELATION CITOYEN
Catégorie : B ou A
Cadre d'emplois : Rédacteur / Attaché
Poste permanent ouverts aux titulaires et contractuels (CDD 1 an renouvelable)
MISSIONS
Placé(e) sous l'autorité de la Responsable du Service Relation Citoyen (N+1) et de la Directrice des Affaires Générales (N+2), l'adjoint(e) à la Responsable du Service Relation Citoyen - référent affaires civiles :
- Seconde la Responsable du service notamment dans les missions de pilotage du service et la suppléer en son absence,
- Est l'expert référent, au sein du Service Relation Citoyen, sur toutes les questions relatives aux Affaires civiles,
- Pilote, encadre et coordonne directement les activités relatives aux élections, au recensement de la population et au cimetière (encadrement direct de 3 agents),
- Participe au management du service et en particulier à la montée en polyvalence des agents,
- Participe à la modernisation et à la qualité de l'accueil du public.
Le Service Relation Citoyen est composé d'une quinzaine d'agents de l'accueil unique, auquel il convient d'ajouter les gardiens de l'Hôtel de Ville et les 3 agents du cimetière.
 
FONCTIONS ET ACTIVITES
- Management et pilotage d'activité
Sous l'autorité de la Responsable du service, encadrement des agents du SRC et encadrement direct des trois agents du cimetière.
Participer à la définition, à l'optimisation et à la mise en oeuvre des orientations en matière d'affaires civiles.
Organiser les activités (élections, recensement, cimetière) en lien avec la Responsable du SRC.
Appuyer le Chef de service Relation Citoyen dans l'animation du service.
Développer des outils de pilotage et de suivi.
Accompagner les agents dans l'application des nouvelles réglementations.
Préparer et gérer le budget du secteur des affaires civiles et sous-régisseur de la régie « cartes d'abonnement et stationnement ».
Participer à la mise à jour des procédures existantes, des supports de communication et à la simplification administrative.
- Modernisation de l'accueil du public
Accompagner les agents dans l'utilisation des nouveaux outils.
Participer à la recherche d'amélioration continue de la qualité du service rendu.
- Etat civil
Expertise juridique : mise en oeuvre des obligations réglementaires, élaboration des procédures, résolution des problématiques complexes
Veille réglementaire : suivi, analyse et diffusion des évolutions règlementaires, mise à jour des procédures
Garant de la tenue des registres et de l'archivage
Référent dans le cadre des relations de travail avec les différentes administrations (tribunal de Grande Instance, Préfecture, INSEE....)
- Elections
Gestion de la liste électorale.
Préparation et organisation des scrutins électoraux, recrutement du personnel, secrétaire du bureau centralisateur les jours de scrutin.
Veille règlementaire.
- Coordonnateur communal du recensement de la population
En étroite collaboration avec l'INSEE, pilotage des opérations de collecte.
- Cimetière
Management de l'équipe (3 agents).
Suivi de l'activité et des projets.
Veille règlementaire.
S'adapter aux évolutions réglementaires du secteur et aux nouveaux outils numériques
 
CONDITIONS D'EXERCICE DES MISSIONS / ENVIRONNEMENT DU POSTE
Hiérarchie :
N+1 : Chef de service Relation Citoyen
N+2 : Directeur des Affaires Générales
Lieu de travail : Hôtel de ville de Cachan
8 rue Camille Desmoulins
94230 Cachan
Temps de travail : 37 h 30
Particularités ou contraintes du poste : Grande disponibilité vis-à-vis du public et des agents du SRC
Présence 2 ou 3 samedis matin par mois et ponctuellement, en fonction des besoins du service, pour la célébration de mariage le samedi (matin et après-midi).

COMPETENCES ET APTITUDES REQUISES
Savoir :
Formation en droit public,
Avoir connaissance de la réglementation en matière d'état-civil, de droit électoral et de droit funéraire,
Avoir connaissance de l'organisation générale des services de l'administration et de l'environnement territorial,
Maîtriser l'outil informatique (bureautique, logiciels métiers).
Savoir-faire :
Savoir manager une équipe et accompagner le développement des compétences
Avoir une expérience de l'accueil du public
Savoir appliquer des procédures administratives et en assurer le suivi
Avoir des qualités relationnelles et rédactionnelles.
Aptitudes / Qualités :
Rigueur et esprit d'analyse,
Savoir s'organiser dans son travail,
Savoir travailler en équipe et au contact du public (animation, motivation d'équipe)
Respecter le devoir de confidentialité,
Discrétion.

Mail de candidature : drh-recrutement@ville-cachan.fr

Date de mise en ligne : 06/01/2020.

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