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Assistant administratif au service affaires générales (h/f)

Annemasse Agglo (Communauté d'Agglomération)

Le service Affaires Générales est organisé autour de 5 pôles : Accueil général de l'hôtel d'agglomération / Intendance Archives Courrier Juridique Suivi des assemblées. Au sein de ce pôle, sont traitées les séances du conseil communautaire et du bureau communautaire, ainsi que les décisions du Président. Sont également gérées les séances d'autres instances comme celles de la CCSPL (Commission consultative des services publics locaux) et du GLCT (Groupement Local de Coopération Transfrontalière) du Téléphérique du Salève.

Haute-savoie (74)

C

273077

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Assurer le suivi des décisions du Président
Relire et vérifier le contenu des projets de décisions du Président
Assurer le suivi des projets de décision et des pièces annexes
Télétransmission des décisions du Président
 
Apporter une assistance administrative aux collègues du pôle des assemblées avant et après séances :
Envoi des convocations du Bureau et Conseil Communautaire
Réalisation du document de présentation du Conseil Communautaire en lien avec les autres services
Télétransmission des délibérations du Bureau et conseil communautaire
Résumé de procès-verbaux
Suivi des signatures des conventions auprès des partenaires extérieurs
Mise à l'affichage des délibérations, décisions, arrêtés
Certificats d'affichage
Recueil des actes administratif
 
Gérer l'ensemble des bases de données relevant du service Affaires Générales et les droits d'accès
Gestion d'une base documentaire
Gestion des accès aux documents du Bureau, Conseil Communautaire, décision et arrêté du Président (via l'intranet)
Gestion d'un tableau des droits d'accès à la base documentaire des assemblées
Gestion d'un tableau de suivi d'accès à l'intranet des élus communautaire et municipaux
 
Gestion du courrier
En l'absence de sa collègue assistante administrative (à temps partiel), assurer le traitement dématérialisé du courrier arrivé sous toutes ses formes et sur tout support, le traitement du courrier départ, le suivi des parapheurs à la signature des élus ou fonctionnaires
 
Assurer le relais archives pour le pôle des assemblées
 
Assurer l'accueil physique et téléphonique
En l'absence éventuelle d'une collègue du pôle accueil général / intendance, assurer l'accueil physique et téléphonique

Niveau Bac +2 en Assistanat
Expérience appréciée dans une fonction similaire et connaissance du milieu des collectivités territoriales 
Maîtrise obligatoire des logiciels bureautiques (Word, Excel, PowerPoint, Outlook et aisance avec les procédures dématérialisées)
Qualités rédactionnelles impératives
Respect des délais et des exigences réglementaires du droit des collectivités locales de la FPT
Permis B
Capacité à proposer des outils de travail / procédures performants, tableaux de bord...)
Sens du service public et des relations humaines et du contact avec le public
Capacité à s'adapter à la diversité des situations et des usagers

Poste à pourvoir au plus vite
Organisation de travail :
Travail sur 4.5 jours en moyenne, 36h30 et 29 jours de congés annuels
Horaires variables : prise de poste avant 9h00, pause de durée variable entre 11h30 et 14h00, départ à partir de 16h45. Présence éventuelle requise pour des réunions en soirée ou évènements en semaine ou week-end.
 
Les petits plus (sous certaines conditions en fonction du contrat et de l'ancienneté) :
Prime annuelle, Complément indemnitaire annuel, Tickets restaurants, remboursement trajet domicile-travail (abonnement train, bus et tram uniquement), Participation d'Annemasse Agglo à la protection sociale complémentaire des agents (sous conditions d'ancienneté), comité d'entreprise : le CNAS (Comité National d'Action Sociale, sous conditions d'ancienneté).

Date de mise en ligne : 12/05/2020.

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