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Assistant administratif et référent Bozarts vacances (h/f)

Annemasse Agglo (Communauté d'Agglomération)

L'école des Beaux-Arts du Genevois (EBAG) est un établissement d'enseignement artistique d'Annemasse-Agglo. L'école se décompose en 2 secteurs : un secteur « Préparation aux concours d'entrée aux écoles supérieures d'art », qui comprend un Module Prépa (pour les lycéens) et une Classe Prépa (post bac) ; un secteur « Pratiques Amateurs », qui comprend les cours loisirs, les stages enfants (pendant les vacances scolaires), le périscolaire et autres prestations. L'école s'inscrit dans une dynamique partenariale : convention avec la HEAD (Haute Ecole d'Art et de Design de Genève). Elle est membre de l'APPEA (Association nationale des Prépas Publiques aux Ecoles supérieures d'Art) et de l'ANEAT (Association Nationale des Ecoles d'Arts Territoriales).   D'une part, sous l'autorité de l'Administrateur de l'EBAG, vous serez en charge de l'assister dans la gestion administrative de l'école, en gérant les affaires courantes dans les domaines suivants : Ressources Humaines, comptabilité et finances, instances délibérantes, Comité de Gestion, intendance, relations avec les services supports et partenaires ... D'autre part, sous l'autorité de la Directrice Adjointe de l'école,  vous  serez en charge de la préparation et du suivi des stages « Bozarts Vacances » pour en assurer le bon déroulement. Vous serez en lien avec les enseignants, notamment en leur mettant à disposition le matériel, Vous serez force de proposition sur la programmation et la tarification et vous gérerez l'aspect logistique, en étant présent sur les sites durant la tenues de ces stages. Vous serez aussi amené à émettre des bons de commande et à traiter les factures correspondantes. Enfin, vous établirez les tableaux de bord sur cette activité.

Haute-savoie (74)

C

273931

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1°) ASSISTANCE ADMINISTRATIVE : (50% sous la responsabilité de l'Administrateur de l'EBAG) 
1.1) Secrétariat de l'Administrateur :
Accueil : répondre au téléphone, gestion de l'interphone (EBAG Annemasse)
Rédiger des courriers et autres correspondances, mise en forme des documents (rapport d'activité, données statistiques...)
Référent courrier de l'EBAG : enregistrement du courrier sur  « Maarch », tri et diffusion du courrier entrant, contacter le service courrier de l'Agglo
Mise à jour des coordonnées des enseignants, intervenants ponctuels, modèles
Participer à la tenue des tableaux de bord  (récap annuel heures enseignement, partenariats...)
Archivage : préparer les dossiers à archiver
Gérer les commandes de consommables pour la tisanerie (café, thé, sucre, gobelets...)
Participation aux réunions périodiques des assistantes administratives d'Annemasse Agglo
Comité de Gestion : préparation convocation, envoi ordre du jour, réservation des ressources (salle, videoprojecteur, PC portable...), rédaction du PV
Intendance : envoyer mails/appeler  les services de l'Agglo ou les prestataires
1.2) Comptabilité :
Bons de commande du secteur « Pratiques Amateurs » et de « Bozarts Vacances » : saisie dans CIRIL, envoi aux fournisseurs, suivi
Factures du secteur « Pratiques Amateurs » et de « Bozarts Vacances » : saisie dans CIRIL, suivi, classement
1.3) Ressources Humaines :
Préparation des déclarations d'heures mensuelles (enseignants et modèles) : tableau de suivi (excel),
Suivi des reports de cours : tableau de suivi (excel), informer les enseignants , mise à jour Kélio...
Suivi des absences : lien avec les agents (rappel des démarches), mise à jour Kélio, informer les RH...
1.4) Prestations :
Mise en forme et suivi des conventions et autres documents (décisions délibérations sur Webdelib notamment)
Facturation des prestations (CIRIL + tableau de suivi)
Suivi des prestations (budgets, commandes, mise à disposition de matériels)
Contacts avec les différents prestataires et participation à des réunions de concertation
2°) BOZARTS VACANCES : (30% sous la responsabilité de la Directrice Adjointe de l'école)
Déroulement de la saison  en cours:
Suivi des inscriptions en lien avec l'accueil
Confirmation de la tenue des stages en amont et récapitulatif des heures effectuées par les intervenants
Gestion des commandes : préparation des bons de commande, réception des colis, traitement des factures et suivi budgétaire
Gestion des stocks de fournitures  pédagogiques (terre, ...) et mise à disposition du matériel
Accueil des enseignants,   avec remise des listes de présence ainsi que des clés et portable d'« astreinte »
Suivi des stages : se rendre sur les 3 sites, prises de vue et vidéo, préparer la remise des supports de stage... 
Préparation du rapport d'activité pour ce secteur
Gestion de la logistique : transmettre les plannings d'occupation des salles au service en charge du ménage...
Préparation de la saison  suivante:
Préparation du programme en concertation avec les enseignants et la Direction de l'école, élaboration des plannings prévisionnels des stages
Participation à la conception graphique des supports de communication
Participation au recrutement de nouveaux enseignants  (en collaboration avec la Directrice Adjointe)
Élaboration de supports internes (tableaux de ventilation, consignes, procédures diverses)

Niveau Bac à Bac + 2 dans le domaine administratif
Maîtrise des logiciels bureautiques (Word, Excel, Kélio, Ciril, Maarch, Webdelib)
Qualités dans l'accueil du public et des élèves
compétences administratives
Qualités rédactionnelles
Rigueur et sens de l'organisation
Capacité à travailler en équipe (avec les profs, le personnel administratif et technique, la Direction de l'école)
Expérience et connaissance de l'environnement territorial et des exigences réglementaires
Sensibilité au domaine artistique
Organisation de travail :
Travail sur 4.5 jours en moyenne, 80% annualisés
 
Les petits plus (sous certaines conditions en fonction du contrat et de l'ancienneté) :
 
Prime annuelle, Complément indemnitaire annuel, Tickets restaurants, remboursement trajet domicile-travail (abonnement train, bus et tram uniquement), Participation d'Annemasse Agglo à la protection sociale complémentaire des agents (sous conditions d'ancienneté), comité d'entreprise : le CNAS (Comité National d'Action Sociale, sous conditions d'ancienneté).
Organisation de travail :
Travail sur 4.5 jours en moyenne, 80% annualisés
 
Les petits plus (sous certaines conditions en fonction du contrat et de l'ancienneté) :
Prime annuelle, Complément indemnitaire annuel, Tickets restaurants, remboursement trajet domicile-travail (abonnement train, bus et tram uniquement), Participation d'Annemasse Agglo à la protection sociale complémentaire des agents (sous conditions d'ancienneté), comité d'entreprise : le CNAS (Comité National d'Action Sociale, sous conditions d'ancienneté).

Merci d'adresser votre candidature (CV accompagné OBLIGATOIREMENT d'une lettre de motivation, des trois dernières évaluations d'entretien et les diplômes) à Monsieur le Président d'Annemasse Agglo, en précisant l'intitulé exact du poste, par mail

Date de mise en ligne : 03/06/2020.

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