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Coordinateur/trice administratif/ve scolarité et diplomation doctorat

École des Ponts ParisTech (Divers)

L'École des Ponts ParisTech est un établissement d'enseignement supérieur et de recherche dans le domaine des sciences, des usages et de l'économie pour répondre aux enjeux du développement durable. Sous tutelle du Ministère de la transition écologique et solidaire (MTES) et sous statut d'EPSCP (Établissement public à caractère scientifique, culturel et professionnel), ses missions concernent la formation initiale et continue, la recherche, la diffusion des connaissances, le transfert vers les secteurs économiques et l'aide à la création d'entreprises. Ses activités s'inscrivent sur le plan national et international. Avec un effectif moyen de 450 personnes, elle est principalement organisée autour de trois pôles : Formation (1800 étudiants, 1000 intervenants), Recherche (12 laboratoires) et Services support. Depuis sa création en 1747, la plus ancienne école d'ingénieurs ne cesse d'être à la pointe de l'innovation dans l'organisation et le contenu des cursus, en liaison permanente avec une recherche d'un niveau d'excellence reconnu et qu'elle veut porteuse de valorisation. 

Paris (75)

B

277656

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Contexte et présentation du service
 
La Direction de la Recherche (DR) élabore et pilote la mise en ?uvre de la politique de recherche et de formation doctorale de l'École.
Elle participe aux actions du réseau scientifique et technique du MTES et poursuit une étroite collaboration avec les deux Pôles de Recherche et d'Enseignement Supérieur dont elle est membre fondateur, Paris Sciences économiques, l'Université Paris-Est et ParisTech.
Les activités de recherche s'organisent autour de 4 domaines majeurs du développement durable : Villes et mobilités, Efficacité énergétique et environnement, Usine du futur, Economie et aide à la décision.
La recherche est portée par 12 laboratoires, pour la plupart commun à d'autres acteurs académiques ou économiques. Ils regroupent plus de 425 scientifiques permanents et 450 doctorants. La recherche se caractérise par une dynamique d'activités scientifiques équilibrée entre :
une recherche académique d'excellence, évaluée au meilleur niveau par l'HCERES, avec 5 ERC, 1000 publications de rang A par an, une centaine de thèses soutenues par an,
une recherche partenariale avec les entreprises, les organismes publics et les collectivités territoriales.
L'arrêté ministériel du 13 mars 2020 accrédite l'École à délivrer le doctorat en propre sur la période 2020-2024 dans le cadre de 5 écoles doctorales : ED 465 EPS, ED 528 VTT, ED 530 OMI, ED 531 SIE, ED 532 MSTIC.
La DR est chargée d'assurer dans ce cadre le pilotage de la formation doctorale.
Descriptif des fonctions
Au sein de la DR, le/la titulaire du poste sera positionné(e) auprès de la directrice de la recherche. En liaison avec la coordinatrice administrative de la DR, il/elle aura pour missions :
Assurer la gestion et le suivi des doctorants, de l'inscription administrative à la diplomation ;
Faciliter la coordination des activités administratives liées à la scolarité et à la diplomation avec les 4 écoles doctorales du site Paris-Est : MSTIC, SIE, VTT et OMI ainsi qu'avec l'école doctorale EPS ;
Gérer l'intégralité des demandes et du suivi de l'adresse électronique « scolarité.doctorat@enpc.fr » sur l'application ADUM : l'inscription initiale, la réinscription en 2ème année, la constitution et validation du CSI (Comité de Suivi Individuel) dans le cadre de l'inscription en 3ème année, au besoin l'inscription dérogatoire pour les 4èmes années et au-delà puis l'autorisation de soutenance et, pour finir, l'édition et la remise du diplôme de doctorat ;
Mettre à jour et vérifier l'intégrité des saisies sur ADUM ;
Gérer les circuits de signatures des inscriptions et des diplômes de doctorat ;
Gérer le registre des diplômes obtenus, en collaboration avec le rectorat de l'Académie de Créteil ;
Gérer les cotutelles de thèses : vérification des pièces administratives, validité du contrat et/ou de la convention, modalités d'inscriptions en France et sur le pays de la cotutelle, modalités de la délivrance du diplôme (unique si choix d'un pays et double si spécifié dans la convention) ;
Assurer la gestion des enquêtes ministérielles concernant les effectifs d'étudiants et de diplômés (Application SISE) et l'insertion professionnelle des diplômés (application IPDoc) ;
Organiser (gestion administrative et matérielle) des manifestations destinées aux doctorants : journées d'accueil, journées scientifiques, séminaires, cérémonies de remise des diplômes...
Le/la titulaire contribuera aux missions suivantes :
Accueillir, informer, conseiller et orienter les doctorants, enseignants-chercheurs et autres publics ;
Assurer la circulation de l'information, communiquer avec les services de l'École et les partenaires extérieurs ;
Proposer et concevoir des outils pour une dématérialisation des documents et processus afin d'améliorer le fonctionnement et fluidité de la gestion administrative du doctorat ;
Planifier des réunions et rédiger des comptes rendus ;
Tenir les tableaux de bord.
Autant que de besoin, le/la titulaire pourra être sollicité(e) pour assurer à la DR des tâches administratives, ou l'instruction de dossiers permettant la résilience du service de la formation doctorale. 

Poste de catégorie B (Agent de maîtrise) : fonctionnaire ou contractuel (CDD de 3 ans renouvelable) et possibilité d'accueil en détachement. Poste à temps plein.
Formation de niveau Bac +2 minimum, avec une expérience significative dans le secteur public et les domaines suivants : administration générale, gestion financière et budgétaire (GBCP), RH et idéalement contrôle de gestion. Connaissance et expérience indispensables du domaine de la Recherche et de l'Enseignement Supérieur, notamment du financement de la recherche publique (mécanismes, grands programmes et appels d'offre).
Compétences et qualités requises :
Connaître l'organisation et le fonctionnement de l'enseignement supérieur et de la recherche ;
Connaître la ComUE UPE, son DED (Département des Etudes Doctorales), ses directions d'ED et leurs AGA (Assistantes en Gestion Administrative) respectives ;
Maîtriser l'anglais dans un contexte professionnel ; une langue supplémentaire bienvenue ;
Savoir travailler en équipe, être organisé(e), méthodique et rigoureux(se) ;
Savoir informer et rendre compte à son supérieur hiérarchique ;
Maîtriser l'environnement ADUM et les logiciels de bureautique ;
Avoir le sens de l'intérêt du service, motivation et implication dans le travail ;
Savoir respecter un planning ;
Respecter la confidentialité des informations traitées.
Rémunération statutaire ou selon profil et expérience.
Ce poste est accessible aux personnes handicapées.
 
Poste basé à CHAMPS-sur-MARNE (cité Descartes)
En transport : 25 min du centre de Paris par le RER A (gare Noisy/Champs)
En voiture : Autoroute A4 - sortie 10 « cité Descartes » 

Renseignements concernant le poste : Françoise PRETEUX, Directrice de la recherche : francoise.preteux@enpc.fr

Date de mise en ligne : 21/08/2020.

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