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Adjoint en gestion administrative H/F

L'Université Paris-Saclay (Divers)

L'Université Paris-Saclay est l'une des meilleures universités françaises et européennes, à la fois par la qualité de son offre de formation et de son corps enseignant, par la visibilité et la reconnaissance internationale de ses 275 laboratoires de recherche et leurs équipes, ainsi que par l'attention apportée, au quotidien et par tous ses personnels, à l'accueil, l'accompagnement, l'interculturalité et l'épanouissement de ses 48 000 étudiants. L'université Paris-Saclay est constituée de 10 composantes universitaires, de 4 grandes écoles (Agroparistech, CentraleSupélec, Institut d'Optique Graduate School, Ens Paris-Saclay), d'un prestigieux institut de mathématiques (Institut des Hautes Études Scientifiques) et s'appuie sur 6 des plus puissants organismes de recherche français (CEA, CNRS, Inra, Inria, Inserm et Onera). Elle est associée à deux universités (Université de Versailles Saint-Quentin-en-Yvelines et Université d'Évry Val-d'Essonne) qui fusionneront dans les années à venir et dont les campus jouxtent le territoire du plateau de Saclay et de sa vallée. Ses étudiants, ses enseignants-chercheurs, ses personnels administratifs et techniques et ses partenaires évoluent dans un environnement privilégié, à quelques kilomètres de Paris, où se développent toutes les sciences, les technologies les plus en pointe, l'excellence académique, l'agriculture, le patrimoine historique et un dynamique tissu économique. Ainsi l'Université Paris-Saclay est un établissement de premier plan implanté sur un vaste territoire où il fait bon étudier, vivre et travailler. Site web : https://www.universite-paris-saclay.fr/fr Etablissement handi-accueillant et attaché à la mixité et à la diversité  

Paris (75)

C

276789

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Fonction : Secrétaire pédagogique
Métier ou emploi type* : Adjoint en gestion administrative
* REME, REFERENS, BIBLIOPHILE : J5X21
Fiche descriptive du poste 
Catégorie : C
Corps : ATRF
BAP : J
SUSCEPTIBLE D'ETRE VACANT
Affectation
Administrative : Université Paris-Saclay - IUT de Cachan
Géographique : IUT de Cachan - Service des formations et de la vie étudiante
Mission du service / positionnement hiérarchique :
Le(a) secrétaire pédagogique travaille sous l'autorité de la responsable du service des formations et de la vie étudiante intervient dans la collecte, le traitement et le contrôle des informations en relation avec les activités des départements. Elle assure le suivi administratif des étudiants de la formation DUT initiale et par apprentissage.
Missions principales de l'agent : 
- Accueillir et informer les différents publics du domaine concerné, notamment les étudiants,
- Mettre en ?uvre des procédures pour traiter des informations d'ordre pédagogique et administratives.
- Alimenter des bases de données, des enquêtes,
- Contribuer à la constitution de sources documentaires et en assurer la mise à jour,
- Mettre en forme les courriers, notes et supports écrits (rédaction des courriers courants, comptes  
  rendus de réunion, rapports, supports documentaires...),
- Diffuser les informations liées aux attributions de la structure,
- Classer et archiver les documents et informations,
- Accueillir et renseigner les candidats à l'admission en IUT,
- Participer au recrutement des étudiants,
- Gérer les dossiers de candidature en vue des Jurys d'admission,
- Utilisation du logiciel APOGEE pour les inscriptions administratives et pédagogiques, la saisie de note, 
  l'édition de bulletins de notes et l'édition de documents préparatoires des jurys,
- Saisir, mettre en forme et éditer des documents (affiches, courriers, enquêtes, brochures,...)
- Gestion des absences, des conventions de stage
- Participation aux différentes manifestations de l'IUT (remise de diplômes, Forum entreprises...)
- Organisation plannings enseignants/étudiants participant aux différents salons de l'éducation 
  nationale
- Organisation de l'assemblée des chefs de département GMP de France et des journées Inter-GMP

Connaissance, savoir :
Connaître l'environnement bureautique et maîtriser la pratique des logiciels bureautiques courants (traitement de texte, tableur et base de données).
Connaître l'organisation et le fonctionnement de l'université et de ses partenaires institutionnels ou contractuels
Savoir-faire :
Maîtriser l'expression orale et les techniques d'accueil (ex : reformuler les demandes, savoir écouter attentivement son interlocuteur...)
Savoir trier, hiérarchiser et classer les informations réceptionnées et rechercher rapidement celles qui sont nécessaires au fonctionnement du département,
Savoir gérer la confidentialité des informations et des données.
Maîtriser les techniques de restitution et de transmission d'information écrites et orales.
Savoir rédiger des courriers et des documents administratifs simples.
Savoir organiser et gérer un système de classement
Savoir-être : 
Aptitude à travailler en équipe - Réactivité face aux urgences - Disponibilité
Qualités relationnelles indispensables, rigueur et méthode
Conditions particulières d'exercice (logement, horaires spécifiques, primes, etc...) : 
Encadrement : OUI/NON                                       
Conduite de projet : OUI/NON
 

Merci de faire parvenir CV et lettre de motivation à :
 Par Courriel : 
Mme Christelle TAYBI : christelle.taybi@universite-paris-saclay.fr Responsable du Service des formations et de la vie étudiante 
Mme Elvire Petit-Roger : elvire.petit-roger@universite-paris-saclay.fr DDGS de l'IUT de Cachan
Mme Agnès Leblais : agnes.leblais@universite-paris-saclay.fr Responsable RH
Date limite de candidature : 31 octobre 2020
Date de prise de fonction : 1er septembre 2020

Date de mise en ligne : 28/07/2020.

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